一份文档的主体部分完工了，若要更加完美，还需要一些修饰。本文将会涉及“引用”选项卡下面的目录和题注，以及“插入”选项卡下面的页眉和页脚。
一、引用
Word中的“引用”，很多人都不熟悉，但在使用中常常有此类困惑：能够自动更新的目录是怎么设置的？文档中的脚注为什么无法更改和删除？别人的图表也有目录，难道是一个个粘贴的吗？修改一个序号工作量该有多大……其实这些内容都与Word的引用功能有关。
我理解的“引用”，有三个目的：第一是让文档更完美的呈现给读者，使对方很容易了解到文档的结构、某些文字的来源等；第二，便于操作，例如目录能够实现超链接，一键直达；第三，体现编辑者的态度，除了引用本文档中的内容，更多的引用来自于外部文档，那么以标注的形式说明，由此可见编辑者对原作者的尊重，对文档内容的考究和对读者的负责，这是职业精神和个人人格的综合体现。
Word中“引用”选项卡下共有6个小工具，分别是：目录、脚注、引文数目、题注、索引、引文目录。其中在职场中最常用的只有目录和题注，其他的在学术论文中比较常用，本文只涉及职场中常用的两个。
1.自动生成目录
随着文档页数的增加，目录查阅的必要性也就增加。很多人做目录都是靠手工打字，打省略号，打页码，如果某个标题或页码变了，再回过头一个个修改……其实只要学会使用“引用”下的“目录”就可以自动生成，随意更改。
自动生成目录的操作：光标置于要插入目录的位置；展开“目录”菜单；选择自动目录；完成插入。但必须注意，要想自动生成目录，必须将目录所在的行标题设置为Word内置的标题样式，否则不会生成目录。
改标题或页码后编辑目录：右键单击目录选中，在右键菜单中选择“更新域”，在新的弹出框中根据需要选择其中一个，确定即可。其中，“只更新页码”不会更改手动修订的目录格式和目录标题，只修改页码；“更新整个目录”则相当于重新更新了目录的标题、页码，同时将手动修改的格式修改为目录选项中选择的自动格式。
2.题注
对于一个比较长的文档而言，可能会涉及较多的表格、图表需要按顺序编号，那么使用自动生成也比较省事，因为“题注”能够实现编号的自动顺延；如果中间有增加、移动或删除，其他的编号会自动更新。
插入题注的操作：引用\插入题注，则弹出相应的题注对话框；可以在对话框内选择默认标签的三种标签表格、公式或图表中的一种，也可以自己新建一个标签；编号可以从1开始顺序排列，也可以包含章节。
插入题注目录的操作：将光标移到需要插入的地方，引用\插入图表目录，即可。
二、插入页眉和页脚
1. 自动生成页码
通常而言，新建的Word文档不显示页码（指的是打印后而不是编辑中），造成的最大问题是纸质呈现时令人头疼，而且比较职业化的表现是，即使在电脑阅读时也要有页码显示。
自动生成页码的操作：在页面底部的空白处双击；打开“页眉和页脚”工具栏，点击页码的下拉菜单；根据需要选择添加页码在文档中的位置以及页码的格式，完成页码设置；双击页面其他位置或按Esc键退出页眉和页码的编辑区域。
2. 复杂页码的生成
Word自动插入的页码是按照阿拉伯数字的顺序排列的，从第1页开始到最后一页结束。但有些文档由于增加了封面、目录和前言，不再要求从第1页排列，而是封面和目录不标页码，前言要以小写的罗马字母排列，正文从1开始。这有什么好处？显然还是更加的职业化，试想，封面、目录和前言都是为正文而服务的，不属于正文内容，领导一看文档慢慢18页，结果发现正文只有12页，可能会产生“不靠谱”的感觉；事实上所谓的职业化就是尽量严谨，这种态度应该体现在文档中。
添加复杂页码需要了解“页面布局”选项卡下面的分节符。通过这个功能将一个文档分成不同的节，每一节设置不同的页码格式。具体操作为：（1）设置分节符（强调：不是分页符），在需要分节的地方插入光标，依次点击页面布局\分隔符\分节符\下一页即可；（2）修改页码格式：在后一节，进入页码编辑区，取消“链接到前一条页眉”前面的对勾；点击页码\设置页码格式，然后按照需要修改编号格式，下拉选项中有可选的数字、大写罗马字母、小写罗马字母等格式；按照需求决定是“排序续前节”还是从本节从1开始“起始页码1”，甚至不从1开始也可以；根据需求修改前面一节的页码，或删除，或修改格式；最后退出页脚编辑。
3. 添加页眉页脚
添加的页眉（一页纸的上边）在打印时，会在每页显示。因此职场中习惯添加的页眉内容有公司抬头（含logo和公司名称）、文档名称、部门名称或作者名称，此外还有可能是一些声明或公司宣传口号，具体根据需要确定。格式可以是图片，也可以是带格式的文字。当然，这些信息也有可能添加在页脚（一页纸的下边），视具体情况而定。添加页眉和页脚同样需要进入到页眉页脚编辑区，步骤在添加页码中已有涉及，此处不赘述。
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